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¿Cómo funciona un POS o sistema de punto de venta?


Cualquier negocio que venda en tienda física, probablemente en estos tiempos tendrá un ‘punto de venta’, comúnmente abreviado como ‘POS’. En esencia:

POS no es solo una máquina o un proceso independiente, es un ecosistema de elementos que en conjunto le permiten procesar las transacciones de cara al cliente de manera eficiente y agilizar los procesos comerciales relacionados con sus ventas.

La configuración variará en apariencia y funcionalidad dependiendo de su elección de tecnología, qué métodos de pago acepta, si imprime o no recibos en papel o boletas electrónicas, cómo registra las ventas y organiza la contabilidad al final del día, y los sistemas de inventario que tiene implementados para su productos.

Regresemos a lo básico y hablemos sobre cómo se han procesado las transacciones de los clientes, en qué consiste típicamente un sistema POS y mencionemos algunas de las opciones que ahora están disponibles para las empresas.

Sistemas POS antes y ahora

Hace apenas unas décadas, un sistema de punto de venta o POS era, en su forma más básica, una caja registradora. Las primeras cajas registradoras ni siquiera “sabían” lo que costaban los productos. La persona que operaba la caja registraba manualmente los precios de los artículos comprados, a menudo con la ayuda de etiquetas de precio.

Luego tomaban el dinero, lo colocaban en el cajón de efectivo y le entregaban al cliente un recibo en papel. En algunos casos, el único registro de la transacción sería la copia en papel del rollo de caja.

A medida que evolucionaron los sistemas de punto de venta, se volvieron más informatizados, almacenando una base de datos de productos en un servidor informático.

A menudo, incluirían un lector de códigos de barras para que no haya necesidad de ingresar el precio manualmente, mientras que también almacenan los detalles de la transacción de manera electrónica.

Hoy en día, las cosas son mucho más sofisticadas. Si bien algunas tiendas minoristas todavía usan sistemas “antiguos” como se describió anteriormente, muchos están pasando a sistemas POS avanzados basados en la nube donde los datos se almacenan en línea.

Componentes claves de un sistema de POS

Los sistemas POS modernos constan de componentes de hardware y software. El software es lo que registra, procesa y almacena los detalles de las transacciones, pero existen diferencias cruciales en la forma en que se almacena y utiliza entre los diferentes sistemas de software de POS.

Software

Todos los sistemas POS modernos tienen una interfaz frontend para el punto de venta y un backend (a veces llamado ‘backoffice’) para funciones de administración y análisis detrás de escena.

El personal que procesa las transacciones utiliza la interfaz de interfaz, normalmente en un monitor de pantalla táctil o en la pantalla de una tableta. Se accede al backend por separado en un navegador o ventana de aplicación, ya sea en el mismo dispositivo o en una computadora o dispositivo móvil separados.

Independientemente de su tipo de software POS, esos dos se conectarán y sincronizarán, pero hay dos formas siguientes en que se pueden almacenar los datos:

  1.     En el sitio (On site)

    • El software se instala ‘localmente’ en su propio servidor, es decir, en una computadora ubicada en las instalaciones de su tienda.
    • Requiere que adquiera una o más licencias de software.
    • Deberá mantener y actualizar manualmente este tipo de software.
    • Como todo el software se basa en su red informática cerrada, no requiere Internet.
  2. Basado en la nube

    • El sistema está alojado en línea, es decir, los datos se almacenan en los servidores de Internet de su proveedor de POS, lo que le permite acceder a ellos desde cualquier navegador de computadora.
    • También llamado software como servicio (SaaS), su proveedor de POS mantiene y actualiza automáticamente este sistema, aunque siempre se recomienda que utilice la última versión de la aplicación POS.

Finalmente, las aplicaciones POS pueden diferir enormemente en términos de las características y el diseño que tienen. Cada sector empresarial tiene sus propias necesidades a las que se adaptan las aplicaciones de POS especializadas. Por ejemplo, los restaurantes necesitan un diseño de mesa para adjuntar pedidos y pueden querer una interfaz de menú de autoservicio para que los comensales puedan ordenar en sus mesas antes de que se les sirva. Las aplicaciones de POS de restaurantes especializadas pueden ofrecer esta y muchas más funciones de restaurante como parte del mismo paquete.

 

Hardware

Las empresas tendrán diferentes necesidades en lo que respecta al hardware de punto de venta. Veamos algunos de los componentes de hardware más importantes.

  • Interfaz / dispositivo donde registra los detalles de la transacción:  podría ser, por ejemplo, una caja registradora con botones, un monitor de PC con pantalla táctil o un dispositivo móvil con una aplicación POS.
  • Cajón de efectivo: se utiliza para almacenar las recaudaciones diarias y el efectivo flotante junto con cheques, comprobantes, recibos y comprobantes relevantes para la contabilidad.
  • Impresora de recibos : se utiliza para imprimir recibos para clientes o informes al final del día para cobrar.
  • Escáner de código de barras: se utiliza normalmente en entornos minoristas con muchos productos diferentes. Comúnmente vinculado con los recuentos de nivel de existencias del sistema POS, por lo que actualiza automáticamente los recuentos de productos según los artículos vendidos.
  • Máquina de tarjetas: se utiliza para procesar pagos realizados con tarjetas de débito o crédito o billeteras móviles a través de NFC. Las máquinas de tarjetas tradicionales requieren la instalación de software (si no se incluye) y una tarjeta SIM o un cable de línea fija, mientras que los lectores de tarjetas basados en aplicaciones usan WiFi o datos de red desde un dispositivo móvil conectado.
  • Dispositivos de red: ya  sea que dependa de un sistema basado en la nube o en las instalaciones, es probable que necesite una configuración de red para una conexión a Internet o para conectar su sistema informático en las instalaciones. Podría ser, por ejemplo, un enrutador, un módem o un concentrador que conecta varios ordenadores locales.

Caso de Uso Kuvasz: POS basado en la Nube

Imaginemos una pequeña cafetería en Ecuador podría optar por aceptar tarjetas a través de una aplicación POS basada en la nube (SaaS) en una tablet conectado a un lector de tarjetas compacto (mPos) conectado por Bluetooth o WiFi. Si se maneja dinero en efectivo, un cajón de efectivo es importante para aumentar la seguridad de la cafetería.

Ahora prácticamente es  norma que las aplicaciones de POS envíen recibos por correo electrónico o mensaje de texto, por lo que, en teoría, una configuración de POS económica podría excluir una impresora de recibos. Sin embargo, en algunos países sigue siendo un requisito proporcionar un recibo en papel cuando se lo soliciten, por lo que es posible que no pueda prescindir de él.

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